Politique de confidentialité

1) Responsable du traitement & coordonnées

Responsable : Upkeo (GMAO)

E-mail (RGPD/DPO) : contact+rgpd@upkeo.com — ou via notre formulaire : contacter un responsable.

2) Données que nous collectons

• Données de compte : nom, prénom, genre, e-mail, (optionnel) téléphone.
• Données d’usage : logs techniques (IP, user-agent, identifiants de session/trace, événements d’audit), préférences UI (thème, ergonomie).
• Données métier GMAO : informations nécessaires au traitement des demandes d’intervention, historiques d’actions, commentaires, pièces jointes professionnelles.
• Données liées aux fonctions IA : textes, images ou extraits fournis volontairement à une fonction d’assistance, résultat généré, modèle utilisé, volume de jetons, coût estimé, statut et date d’utilisation.

Aucune catégorie particulière de données (art. 9 RGPD) n’est requise par le service.

3) Finalités & bases légales

Fourniture du service GMAO

Exécution du contrat (art. 6-1-b RGPD) : gestion des comptes, interventions, notifications essentielles.

Support & sécurité

Intérêt légitime (art. 6-1-f) : disponibilité, intégrité, traçabilité, lutte contre la fraude/abus, assistance.

Assistance par IA

Exécution du contrat ou intérêt légitime selon le contexte : aide à la rédaction, résumé, extraction ou structuration d’informations demandée par l’utilisateur.

Obligations légales

Conformité (art. 6-1-c) : conservation/archivage requis, réponses autorités.

4) Durées de conservation

• Compte utilisateur : durant la relation contractuelle puis jusqu’à 3 ans d’inactivité (sauf obligations plus longues).
• Logs de sécurité : 6 à 12 mois selon finalité et contraintes légales.
• Journaux d’usage IA : conservés le temps nécessaire au suivi des quotas, coûts, sécurité et support, généralement 12 mois sauf obligation ou incident nécessitant une conservation plus longue.
• Données métier : selon contrats/obligations de l’entité cliente ; à défaut, 5 ans max après clôture.
• Backups : rétention limitée, chiffrée, cycles d’écrasement périodiques.

5) Destinataires & sous-traitants

Accès limité aux équipes habilitées. Des prestataires techniques peuvent intervenir (hébergement, e-mail de service), sous contrats conformes au RGPD. La liste détaillée peut être fournie sur demande légitime.

• Hébergement : serveurs situés principalement dans l’UE.
• Messagerie transactionnelle : envoi d’e-mails nécessaires au service (création de compte, réinitialisation, notifications d’intervention).
• Fournisseur d’intelligence artificielle : uniquement lorsque l’utilisateur lance volontairement une fonction IA, selon la configuration de l’entité (API Upkeo ou clé fournisseur du client).

Nous ne vendons pas vos données.

6) Transferts hors UE

L’hébergement principal est situé principalement dans l’UE/EEE. Certaines fonctions optionnelles, notamment les fonctions d’intelligence artificielle ou certains services techniques, peuvent impliquer un transfert hors UE/EEE selon le fournisseur configuré. Dans ce cas, le transfert est encadré par un mécanisme reconnu (Clauses Contractuelles Types, mesures supplémentaires ou décision d’adéquation le cas échéant).

7) Cookies & traceurs

Nous utilisons des cookies strictement nécessaires au fonctionnement (session, sécurité, préférences UI). Aucun cookie publicitaire. Toute mesure d’audience non exemptée fera l’objet d’un recueil de consentement préalable conforme.

8) Sécurité

• Chiffrement en transit (TLS 1.2+) assuré côté serveur (Caddy + certificats Let’s Encrypt via Certbot / ACME), renouvellement automatisé.
• Contrôles d’accès par rôles (RBAC), principe du moindre privilège, politiques de mots de passe et de sessions.
• Journalisation des accès et actions sensibles, surveillance et alerting.
• Mises à jour régulières, durcissement système, sauvegardes chiffrées et tests de restauration.

9) Journalisation & traçabilité

Nous conservons des journaux techniques (dates/heures, IP, user-agent, identifiants internes, événements applicatifs) pour la sécurité, l’audit et le support. Les fonctions IA peuvent aussi journaliser l’entité, l’utilisateur, la fonctionnalité utilisée, le modèle, le volume d’utilisation, le coût estimé et le statut du traitement, afin de piloter les quotas, la facturation, le support et la sécurité. Les durées sont limitées (cf. section “Durées de conservation”) et l’accès est restreint.

10) Fonctions d’intelligence artificielle

Upkeo peut proposer des fonctions d’assistance par IA : reformulation de texte, résumé, extraction depuis une image, aide à la préparation d’un message, d’une checklist ou d’une liste métier. Ces fonctions sont déclenchées par l’utilisateur ou par une configuration explicite de l’entité.

• Les contenus transmis à l’IA sont limités à ce qui est nécessaire pour produire la réponse demandée.
• Le résultat généré est une aide à la décision ou à la rédaction ; il doit être relu et validé par un utilisateur humain.
• Les utilisateurs ne doivent pas saisir d’informations inutilement sensibles, confidentielles ou sans lien avec la demande.
• Les fonctions IA ne sont pas destinées à prendre seules des décisions juridiques, disciplinaires, financières ou sensibles concernant une personne.

Les paramètres d’activation, de fournisseur, de quota et de journalisation peuvent varier selon l’entité cliente et son contrat.

11) Vos droits (RGPD)

Vous disposez des droits d’accès, rectification, effacement, limitation, opposition, portabilité, et de définir le sort de vos données en cas de décès. Pour exercer, contactez-nous à contact+rgpd@upkeo.com ou via contacter un responsable. Une vérification d’identité peut être requise.

Vous pouvez également saisir l’autorité de contrôle compétente (CNIL).

12) Connexion Google Photos (optionnelle)

Si vous choisissez d’utiliser la fonctionnalité d’import depuis Google Photos, Upkeo accède uniquement, en lecture seule, aux photos de votre compte Google afin de vous permettre de sélectionner puis importer des images dans vos fiches.

• Finalité : import de photos sélectionnées explicitement par l’utilisateur.
• Portée : accès en lecture seule (aucune suppression/modification de votre bibliothèque Google Photos).
• Données traitées : identifiant Google, e-mail Google, métadonnées techniques minimales, jetons d’accès chiffrés, historique d’import.
• Conservation : tant que la connexion est active ; suppression/révocation possible à tout moment depuis Upkeo.
• Partage : aucune revente de données ; usage strictement limité au fonctionnement de l’import.

13) Hébergeur

Nos services sont hébergés chez :

14) Modifications

La présente politique peut être mise à jour. La date de mise à jour figure en en-tête. En cas de changement substantiel, une notification sera affichée dans l’application ou envoyée par e-mail.

15) Contact

• E-mail dédié : contact+rgpd@upkeo.com
• Formulaire : contacter un responsable